Phiếu mua hàng

Mục đích: Sử dụng để tạo phiếu mua hàng nhập kho hàng hóa từ nhà cung cấp, số lượng hàng hóa, sản phẩm được nhập kho, quản lý được công nợ của nhà cung cấp.

Mô tả: Chức năng nhập kho từ phiếu mua hàng được sử dụng để tạo ra các phiếu nhập kho, nhập số lượng hàng hóa vào kho. Với chức năng này, phần mềm quản lý chi tiết về đơn giá hàng nhập về kho, quản lý chi tiết %VAT, %CK, tiền chiết khấu của từng sản phẩm. Quản lý công nợ của nhà cung cấp nếu mua hàng về nhập kho mà chưa thanh toán tiền cho nhà cung cấp. Khi sử dụng chức năng để tạo phiếu mua hàng, phần mềm sẽ tự động nhập kho hàng hóa khi bạn lưu phiếu.

Cách sử dụng

Để thêm mới thông tin, bạn bấm chọn nút (Thêm mới) hoặc sử dụng tổ hợp phím (Ctrl+N)
Bạn có thể nhập lại các thông tin về số phiếu (mặc định tạo số phiếu tự động theo định nghĩa NM_2 số tháng_4 số năm_số tự tăng trong tháng), ngày phiếu (mặc định để ngày hiện tại) (nếu bạn muốn thay đổi).
Để chỉnh sửa thông tin, bạn chọn dòng thông tin cần sửa và nhập trực tiếp thông tin cần sửa lại vào dòng thông tin đang chọn đó.
Nhập thông tin nhân viên liên quan. Với nhân viên này là nhân viên kinh doanh liên quan đến đơn hàng đó. Thông tin nhân viên được cập nhật trong Danh mục > Nhân viên.
Đối tượng ở đây là nhà cung cấp, nếu đã có thông tin nhà cung cấp rồi thì bạn click vào ô đối tượng hoặc gõ tên đối tượng, phần mềm sẽ lọc thông tin theo tên nhà cung cấp mà bạn gõ vào. Bạn chọn nhà cung cấp. Thông tin nhà cung cấp được cập nhật trong Danh mục > Nhà cung cấp.
Nếu nhà cung cấp chưa có, bạn click dấu…… ở ô Đối tượng …….. để phần mềm mở lên chức năng tạo mới nhà cung cấp trực tiếp trên phiếu mua hàng. Bạn nhập thông tin mới vào nhà cung cấp và lưu lại. Tắt chức năng nhà cung cấp, bạn click vào ô đối tượng chọn lại tên nhà cung cấp bạn mới vừa thêm.
Bạn muốn nhập hàng vào kho nào thì chọn kho tại ô thông tin “Nhập tại kho”.
Để thêm mới hoặc xóa thông tin các sản phẩm cần nhập mua:
- Bạn bấm vào nút dấu ở lưới Danh sách hàng hóa hoặc sử dụng phím nóng (F2) phần mềm sẽ tạo mới dòng thông tin trên lưới. Ngay cột mã- Tên hàng hóa bạn có thể gõ mã hàng hóa hoặc tên hàng hóa, phần mềm sẽ tự động tìm đến đúng sản phẩm bạn cần nhập mua hoặc click vào dấu mũi tên xổ xuống rồi chọn sản phẩm cần nhập vào đơn hàng. Chọn đơn vị tính, nhập đơn giá, số lượng hàng. Nhập % VAT (nếu có), %CK (nếu có), nhập ngày sản xuất (nếu có), nhập Hạn sử dụng (nếu có) cho từng sản phẩm.
- Nếu bạn cần xóa dòng dữ liệu sản phẩm hàng hóa nào thì bạn chọn vào dòng cần xóa rồi click nút dấu hoặc sử dụng phím nóng (F3) phần mềm sẽ xóa dòng bạn đã chọn.
Nếu bạn chưa trả tiền cho nhà cung cấp thì bạn chọn hình thức thanh toán là “Chưa thanh toán” rồi lưu phiếu lại. Phần mềm sẽ ghi lại tổng tiền trên phiếu mua hàng vào công nợ nhà cung cấp.
Nếu bạn đã trả tiền cho phiếu mua hàng này thì bạn chọn hình thức thanh toán là “Thanh toán ngay”. Phần mềm sẽ tự động tạo ra 1 phiếu chi để chi trả tiền cho phiếu này.
Nếu bạn trả một số tiền nhiều hơn hoặc ít hơn tiền trên phiếu này, thì bạn chọn hình thức thanh toán là “Thanh toán khác”. Sau đó nhập số tiền cần thanh toán vào ô “Nhập số tiền thanh toán” rồi lưu lại.
Nếu bạn trả tiền mặt thì chọn “Tiền mặt”. Nếu trả bằng hình thức là chuyển khoản thì chọn “Chuyển khoản”.
Với gói chuyên nghiệp, hệ thống cho bạn chọn đến tài khoản nào cần thanh toán. Ví dụ thanh toán đơn hàng từ tài khoản VCB hay BIDV,…. hệ thống sẽ trừ quỹ tồn trong tài khoản đó.
Để lưu thông tin sau khi thêm mới, chỉnh sửa hoặc xóa, bạn bấm nút (Lưu) hoặc sử dụng tổ hợp phím (Ctrl+S) để lưu thông tin lại.
Sau khi bạn lưu phiếu mua hàng, số lượng các mặt hàng trong phiếu này đã được nhập vào kho. Bạn có thể vào Thống kê – Báo cáo > Tổng hợp nhập xuất tồn để kiểm tra số liệu.
Để in phiếu nhập kho hoặc in phiếu mua hàng, bạn click vào nút “In báo cáo” để in report (báo cáo) ra giấy:
- Chọn in phiếu nhập kho để in report là phiếu nhập hàng hóa.
- Chọn in hóa đơn mua để in report là phiếu mua hàng.
- Nếu trên phiếu mua hàng chọn hình thức thanh toán là “Thanh toán ngay” hoặc “Thanh toán khác” thì khi bạn chọn in phiếu chi phần mềm sẽ in phiếu chi ra.
- Nếu trên phiếu mua hàng chọn hình thức thanh toán là “Chưa thanh toán” thì khi bạn chọn in phiếu chi phần mềm sẽ không in phiếu chi (vì chưa thanh toán tiền cho nhà cung cấp nên phần mềm sẽ không tạo phiếu chi).
Thông tin sản phẩm tồn kho hiện tại trên đơn hàng hiển thị trên phần thông tin tồn kho sản phẩm. Khi người dùng chọn sản phẩm trên lưới danh sách hàng hóa, thông tin số lượng hàng tồn sẽ thể hiện chi tiết trên từng kho và tổng số lượng ở tất cả các kho.
Người dùng có thể xem số lượng hàng tồn theo đơn vị tính hoặc đơn vị quy đổi.
Hệ thống cho phép sử dụng nhiều loại tiền tệ.
Để sửa phiếu mua hàng, bạn vào Mua hàng > Danh sách phiếu mua hàng : Tại đây, bạn chọn phiếu cần sửa rồi click nút “Sửa” hoặc sử dụng tổ hợp phím (Ctrl+E). Phần mềm sẽ mở lại phiếu mua hàng, bạn sửa thông tin và lưu lại.

Chức năng chung	Cách sử dụng
(Thêm mới)	Chức năng này để thêm mới hoặc sử dụng tổ hợp phím(Ctrl + N), chương trình sẽ hiển thị ra dòng mới và bạn nhập thông tin vào dòng đó.
(Lưu thông tin)	Lưu thông tin bạn vừa mới thêm mới, chỉnh sửa hoặc xóa thì bạn sử dụng chức năng Lưu này hoặc tổ hợp phím (Ctrl + S) để lưu lại.
(Xóa thông tin)	Bạn chọn vào dòng dữ liệu cần xóa và sử dụng chức năng Xóa này hoặc tổ hợp phím (Ctrl + Delete) để xóa thông tin.
(Nạp lại dữ liệu)	Bạn sử dụng chức năng Nạp Lại này hoặc sử dụng phím F5 để load lại dữ liệu.
(In thông tin)	Bạn sử dụng chức năng In này hoặc tổ hợp phím (Ctrl+P) để in danh sách thông tin
(Xuất ra file Excel)	Bạn sử dụng chức năng Xuất file Excel này để xuất dữ liệu ra file Excel.
(Sử dụng máy tính)	Sử dụng máy tính trong quá trình làm việc, bạn sử dụng chức năng Máy Tính này để tính toán.
	Các chức năng này được sử dụng để đi đến các dòng thông tin kế tiếp hoặc quay ngược lại các dòng thông tin phía sau.